Я критично отношусь к различным методикам направленным на изменение жизни, достижение результатов, и полагают что любое учение претендующее я абсолютную истину не стоит потраченного времени, несмотря на то сколько адептов поддерживает тот или иной метод.
Однако в последнее время я все таки все чаще начинаю чувствовать, что мог бы быть более эффективным, если бы начал наводить порядок в своих планах. Периодически я беру очень толстую тетрадь с несколькими вкладками, делящими ее по разделам, и пытаюсь структурировать стоящие перед мной задачи. Спустя некоторое время я возвращаюсь к этим записям, внимательно их просматриваю, вычеркиваю сделанное, дополняю новыми задачами. Этот подход не лишен недостатков, в процессе предварительного планирования не совсем понятно, каким образом каждый из проектов будет развиваться в дальнейшем, какой-то из пунктов списка будет выполнен, и к нему больше не потребуется возвращаться, а какой то начинает ветвиться порождать все новые и новые задачи.
Однако тетрадь не всегда удобна, да и не всегда под рукой, предыдущие смартфоны которыми я пользовался: iPhone и BlackBerry Q10, казались для этого слишком маленькими — списки планов обычно получались достаточно большими, а для меня важно иметь возможность одним взглядом охватить все, поэтому теперь, после того, как я в течении месяца использую BlackBerry Passport в качестве своего основного телефона, я вернулся к мысли планирования дел с помощью мобильного устройства. Так что теперь в нашем блоге появится новый раздел, посвященный тайм-менеджменту, управлению проектами и приложениям, которые могут помочь в этом.
Сегодня мы начнем с приложения выпущенного компанией S4BB под названием NextAction, но прежде чем я начну рассказ о возможностях этой программы я сделаю небольшое отступление и расскажу о системе Getting Things Done (GTD), названной так по названию книги Дэвида Алена (в русском переводе — «Как разобраться с делами», но более верным будет назвать ее «Доведением дел до завершения»). Автор системы GTD, как ее обычно называют для краткости, предлагает очень гибкие методы, цель которых как сократить количество задач, так и время, которое требуется на их выполнение.
Система GTD опирается на несколько принципов:
Информацию о планах и делах не следует держать в голове, для этого требуются специальная методика, которая позволяет освободить оперативную память, избавится от страха что-либо упустить и высвободить энергию для более творческих задач.
В современном мире выполнение работы требует от вас многозадачности и постоянных переключений с одного вопроса на другой. Наверное все, как и я, занимаясь сетевой журналистикой, сталкиваются со слабой предсказуемостью рабочего процесса, который состоит не только из выполнения текущих задач, но и постоянных коммуникаций, контактов со множеством людей, непрерывным поступлением посторонней информации и массы отвлекающих факторов, которые крадут мое внимание и мешают сосредоточиться на главном. От этого появляется впечатление навалившегося на тебя снежного кома, который мешает видеть перспективы и глобальные задачи.
Как я уже говорил, старые системы организации задач и планов вроде ежедневника, становятся малоэффективными: одно дело тянет за собой несколько других, другое – зависает на промежуточном этапе, третье откладывается на потом и поэтому, с основной задачей «освободить голову от текучки» ежедневник не может справиться.
GTD это своего рода трехмерная модель для планирования рабочего времени, которая вместе с новым измерением приносит новую философию.
Для максимальной эффективности с задачами и любой входящей информацией нужно работать как в бухгалтерии: планирование – учет – контроль. Такой подход необходим для того, чтобы разгрести эту кучу информации заняться более творческими вещами.
Базовая процедура работы с любой поступающей информацией: от запланированных дел до утечек информации такова:
1. Решить, требует ли входящая информация дальнейших действий? Если такой необходимости нет, то ее необходимо переместить в одно из трех мест: в мусорную корзину, в отложенное на потом или в справочный материал.
2. Если полученная информация важна и требует дальнейших действий, в первую очередь надо определить, какой результат вы хотите получить.
3. Далее необходимо понять, можете ли вы справиться с этим делом за за пару минут (а, за это время можно сделать очень много). Если дело займет две минуты выполняем и забываем. Если нет, то можно его поручить вашим сотрудникам. Если нет: дело необходимо занести в планы в один из двух разделов: к установленному сроку или когда появится свободное время.
Обычно именно обилие папок отпугивает тех, кто впервые знакомится с системой GTD. Но умение работать с информацией не пригодится, если вы не разобрались с вопросами планирования.
Если вы уже сталкивались с системами организации рабочих процессов, то в GTD для вас не будет ничего нового, системв базируется на необходимости планировать свои действия – как краткосрочные, так и долговременные.
В первую очередь необходимо составить подробный список стремлений, проектов, потребностей, которые вам необходимо реализовать немедленно или в будущем. Глобальные цели в нем будут соседствовать с бытовыми нуждами, а простые дела – с масштабными далеко идущими проектами, которые на первый взгляд могут показаться недостижимыми. Теперь, когда планы сформулированы их требуется рассортировать.
Во первых текущие проекты – все, над чем вы сейчас работаете. Во вторых: планы на 1-2 года – то, чем вы хотели бы заняться в ближайшей перспективе. В третьих: ваше видение будущего через 3-5 лет, то, каким вы его себе представляете в свете ваших дел. И, наконец, GTD советует подумать о том, какой вы представляете свою жизнь лет через 20 – и том, как вы можете этого достигнуть.
Затем спускаемся на уровень ниже – и смотрим, какие пути у вас есть для реализации каждого из этих планов. Проблема в том, что мы часто неотчетливо представляем себе результат. Как понять, что ваш проект удачно реализован?
С этого момента, каждый план, требующий больше одного действия необходимо рассматривать как проект, требующий определенной последовательности шагов для достижения результатов. Следовательно необходимо расписать последовательность действий, которые приведут вас к цели. Таким образом мы постепенно спускаемся на самый базовый уровень, с которого начался этот разговор: дорога к глобальным проектам начинается с ежедневной последовательной работы над ними. И чтобы справиться со всеми задачами, нам нужно расчистить от рутины и не давать ей себя затянуть и для этого нам потребуются папки и каталоги.
Если говорить о системе GTD в бумажном варианте, то вам потребуется папка для входящих вопросов, куда должна поступать входящая информация, зафиксированная на бумаге.
Папка для срочных вопросов со всеми делами, которые необходимо выполнить быстро и к определенному сроку.
Папка с записями отложенных до лучших времен проектов.
Папка отклик, куда перемещаются все те проекты, развитие которых зависит от вмешательства третьих лиц, ожидания звонка, письма, подтверждения и т.д. Возможно, придется напоминать о том, что вы ждете ответа.
И еще и наконец еще одно хранилище, которое Алленом называет «Справочная информация»: в которое помещается, что может пригодиться в дальнейшем – визитки, адреса и телефоны, справочники и все остальное, что может помочь в будущем.
В работе с папками необходимо запомнить две вещи. Во-первых, листок с задачей может перемещаться из одной папки в другую. И, во-вторых: содержимое всех папок (а также свои ежедневные, еженедельные и перспективные планы) необходимо регулярно пересматривать – и если потребуется, изменять в соответствии с реальностью.
На момент написания книги в 2001 году, Аллен считал программное обеспечение полезным и важным компонентом для реализации GTD. Оно оно должно включать цифровое структурирование, мозговой штурм и приложения для управления проектами. Однако, он жаловался на общую нехватку «хороших инструментальных средств для управления проектами», предполагая, что «… в ближайшие годы появятся менее структурированные и более функциональные приложения, основанные на принципах, по которым мы думаем и планируем естественным образом».
В соответствии с этим предсказанием, позднее произошёл «виртуальный взрыв» GTD и к 2008 году основные элементы системы GTD поддерживали уже более чем 100 приложений. Эти инструментальные средства в настоящее время варьируют от простых менеджеров списков до многопользовательских веб-служб, бесплатных и коммерческих, для всех популярных платформ и устройств. Большая часть этого программного обеспечения автоматизирует или улучшает процессы сбора, обработки, организации, обзора и действий.
NextAction это приложение разработанное для реализации методологии GTD Дэвида Аллена, новаторской системы управления работой и личной жизнью для тех, кто хотел организовать свою жизнь.
Основные характеристики NextAction! 3.0:
Когда-нибудь / Может быть — поддержка отложенных действий.
Список — проект или контекст показан в списке задач.
Интеграция — с BlackBerry® Tasks и TaskReports.
Очистка — выполненные задачи могут быть удалены.
Workflow — улучшенние юзабилити программы и интерфейса пользователя.
Настраиваемый префикс — проект или отложенная задача.
Производительность: Значительное повышение производительности; может обрабатывать тысячи задач.
Надежность: Приложение прошло самый длинный бета-тест; высокая стабильность обеспечивает целостность данных.
Совместимость: приложений совместимо с другими приложениями для контроля за выполнением задач.
Примечания: Полная поддержка примечаний к задачам.
Улучшенная практичность: Легче, более интуитивно понятное и быстрое использование для повышения производительности.
Поддержка проектов: Проекты (обозначенные префиксом) обрабатываются в соответствии с GTD®.
Изменение категорий: изменение категории одним кликом
100% совместимость с встроенным приложением Blackberry Task Application.
Синхронизация с компьютером и корпоративными средами: работает с Microsoft Outlook®, Lot- us Notes®, ACT!®, Novell Groupwise®, Entourage®*, iCal®*, Now Contact®/Now Up-To-Date®*, Meeting Maker и т.д. (любое программное обеспечение, которое синхронизирует ваши задачи). *В связке с бесплатной программой PocketMac® для BlackBerry®.
Быстрое добавление следующего действия
Возможность скрыть категории.
Контексты сортируются в алфавитном порядке.
Приложение во многом дублирует встроенные в операционную систему BlackBerry 10 программу Remember, однако позволяет немного иначе взглянуть на список дел и мероприятий, поэтому если вас не смущает довольно высокая цена NextAction — $9,99, то возможно это именно то, что поможет вам навести порядок в ваших планах и делах.